Hledání nových zaměstnanců je třeba zpracovat pohledem GDPR ve 2 rovinách:

Výběrové řízení

Firma vyhlásí výběrové řízení a uchazeči se hlásí na konkrétní pracovní pozici. Posílají životopis, motivační dopisy, případně doklady prokazující kvalifikaci a podobně.

Zpracování takto získaných osobních údajů je z pohledu GDPR vašim oprávněným zájmem a není potřeba si brát od uchazečů Souhlas se zpracováním osobních údajů. Naopak by to mohlo být vnímáno jako porušení zákona. Otázkou je tzv. balanční test, který byste měli dělat u každého oprávněného zájmu, tj. porovnat oprávněný zájem firmy a ochranu soukromí uchazeče. A jestliže má uchazeč CV plné soukromých informací typu „rád chodím na ryby“, je na zváženou, jestli tyto informace opravdu můžete zpracovávat. Ale většinou jde o dobrovolně poskytnuté informace, které se zpracovávají jen po dobu výběrového řízení. Je v případě opravdu citlivých informací je raději na CV začerněte.

Doba zpracování osobních údajů je pochopitelně daná dobou výběrového řízení, ale pokud budete mít zájem, dokážete obhájit i dobu, po kterou mám přijatý uchazeč zkušební lhůtu. Co kdyby to nevyšlo a vy byste potřebovali sáhnout po druhém nejlepším?

Ale delší dobu opravdu ne. Pokud vám ale v sítích uvázla zlatá rybka, pro kterou momentálně nemáte uplatnění, ale do budoucna by se vám hodila, pak je potřeba požádat o Souhlas a doporučuji zpracovávat pak už opravdu údaje, které jsou relevantní pro výkon pracovní pozice. Takže se bude hodit nějaká ta evidence, do které si zároveň zaznamenáte, kdy a jak vám byl souhlas udělen, na jakou dobu, případně kdy a jak byl odvolán.

A nezapomeňte uchazeči poskytnout informace o zpracování osobních údajů – může to být součástí Souhlasu nebo jako samostatný dokument.

 

Uchazeči se hlásí sami

Jiná situace nastane v okamžiku, kdy s vám uchazeči hlásí sami, posílají životopisy a ptají se, jestli je nezaměstnáte.

  • Pokud jim jen odpovíte, že bohužel a CV smažete, je to opět oprávněný zájem a není třeba nic složitě řešit.
  • Stejně tak když nadšeně uvítáte zájem a ihned začnete řešit pracovní smlouvu.

Když se vám ale uchazeč či uchazečka zalíbí, ale momentálně nemáte pro něj / pro ni uplatnění. můžete takto získané osobní údaje zpracovávat jen na základě Souhlasu. A opět by to měly být pouze relevantní údaje a doba zpracování by měla být konkretizována (v praxi se potkávám se 3 nebo 6 měsíci, pak už kontakt většinou ztrácí na aktuálnosti).

A opět musíte informovat o zpracování osobních údajů.

Zapojení personální agentury

V případě, že využíváte službu PA, je důležité si uvědomit, v jaké roli kdo je. Záleží na tom, jak máte postavenou smlouvu.

Pokud jste v roli Správce, nezapomeňte písemně předat PA pokyny, jak má osobní údaje pro váz zpracovávat (je vaším Zpracovatelem), uvést ji do Seznamu zpracovatelů a mít uzavřenou Smlouvu o zpracování osobních údajů.